Stadt Frankenberg führt internetbasiertes Sitzungsdienstprogramm ein

Politische Arbeit soll papierlos erfolgen

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Ausgedruckte Erläuterungen und Beschlussvorschläge für die Parlamentssitzungen sollen in Frankenberg schon in kürze der Vergangenheit angehören. Die Stadt hat im Juli das digitale Sitzungsdienstprogramm eingeführt. Alle Termine, Daten und Protokolle sind online verfügbar.

Frankenberg - Während die Verwaltung und der Magistrat schon einige Wochen mit dem digitalen Sitzungsdienstprogramm arbeiten, will Rüdiger Heß den Stadtverordneten in ihrer Sitzung im November das Programm vorstellen. Die papierlose Arbeit ist das Ziel, „wir werden aber niemanden zwingen, sich einen PC zu kaufen“, stellt Rüdiger Heß klar.

Vorlagen, Beschlüssen, Erläuterungen, mehrere Millionen Seiten Papier bedruckt die Frankenberger Stadtverwaltung Jahr für Jahr. Mal haben sie geplante Gebührenerhöhungen als Inhalt, mal geht es um eine Baugenehmigung. Und viele Tausend dieser Seiten werden mehrmals quer durch das Haus getragen. Zunächst unterschreibt der Sachbearbeiter, dann der Abteilungsleiter, schließlich der Bürgermeister. Und erst mit dieser Unterschrift verlassen die Vorgänge die Verwaltungsebene in Richtung Kommunalpolitik: indem sie zunächst den Magistratsmitgliedern und dann den Stadtverordneten ausgehändigt werden. Und je nachdem, auf welcher Ebene ein Vorgang gerade bearbeitet wird, ist das Papier sogar noch unterschiedlich farbig: Vorlagen für den Magistrat sind gelb, für die parlamentarischen Ausschüsse grün oder blau, für die Stadtverordneten rosa.

Diese strukturierte Zettelwirtschaft soll schon bald der Vergangenheit angehören. Mit der Einführung eines internetbasierten Sitzungsdienstprogrammes wagt die Stadt auch an der Schnittstelle zwischen Verwaltung und Politik den Sprung in die digitale Welt. Der Austausch der Daten soll nicht mehr auf dem Postweg erfolgen, sondern online: im Internet, per E-Mail.

Neue Recherchemöglichkeit

Als moderne Kommune wolle sich die Stadt vorstellen, erklärte Bürgermeister Rüdiger Heß bei der Präsentation des digitalen Sitzungsdienstprogrammes, für dessen Einführung maßgeblich Wolfgang Danzeglocke, Leiter des parlamentarischen Büros, sowie seine Kolleginnen Sigrid Lingenau und Theresa Peretzki verantwortlich sind. „Das Programm ist anfänglich sehr komplex“, erläuterte Danzeglocke und verwies unter anderem auf die verschiedenen Berechtigungen der Nutzer: denn nicht jede Information, die in dem System hinterlegt ist, darf jedermann einsehen. Während der Bürgermeister uneingeschränkte Zugriffsberechtigungen hat, dürfen Stadtverordnete beispielsweise nur Zugang zu den Einladungen, Erläuterungen, Beschlussvorlagen der Ausschüsse und des Parlaments haben - nicht aber zu den Protokollen der nichtöffentlichen Magistratssitzungen. Seitdem diese Basisarbeit erledigt sei, mache die Arbeit mit dem neuen Programm „viel Spaß“, erklärten Lingenau und Peretzki unisono.

Die Magistratsmitglieder sind inzwischen komplett in die digitale Welt eingetaucht, die laut Danzeglocke viele Vorteile bietet. Jeder hat seinen persönlichen Account, sobald neue Informationen vorliegen, erhalten die Stadträte und der Bürgermeister eine E-Mail. Vom Handy aus, vom Tablet-PC, vom Computer zuhause oder an der Arbeit können sie sich dann per Passwort auf den Server „einloggen“ und Einsicht in die Unterlagen nehmen, sie direkt im Internet bearbeiten, auf den Rechner herunterladen oder ausdrucken. „Vor allem dem Thema Datenschutz kommt dabei natürlich eine besondere Bedeutung zu“, stellte Heß klar und forderte von allen am Verfahren Beteiligten einen sensiblen Umgang mit den Daten. „Das ist schon eine besondere Herausforderung.“

Lebensläufe der Politiker

Das Sitzungsdienstprogramm nimmt vor allem den Mitarbeitern des parlamentarischen Büros zugleich viel Arbeit hat: etwa bei der Abrechnung der Sitzungsgelder der Stadtverordneten. Da im System die Wohnorte der Parlamentarier hinterlegt sind, und die Teilnahme der Abgeordneten an der Sitzung ebenfalls elektronisch verwaltet wird, veranlasst das Programm automatisch die quartalsweise Erstattung.

Ein weiterer Quantensprung. Sämtliche Vorgänge seit Juli 2012 sind in der Datenbank gespeichert - und alle künftigen werden dort ebenfalls abgelegt: von den Tagesordnungen der Sitzung bis zu den gefassten Beschlüssen. Stadträte und Parlamentarier haben ab sofort die Möglichkeit, selber online nach Themen zu suchen. In dem Programm „eingeloggt“ genügt die Eingabe eines Stichwortes, und alle Dateien werden angezeigt, in dem der Begriff vorkommt.

Geplant ist ebenfalls die Freigabe einzelner Bereiche für die Allgemeinheit: etwa die Termine der Sitzungen, die Ansprechpartner in den Ämtern der Verwaltung sowie die Mitglieder der politischen Gremien. Der Stadtverordneten können, wenn sie dies denn wollen, sogar Fotos von sich, ihren Lebenslauf und weitere Informationen dort hinterlegen. Momentan sind diese Daten öffentlich noch nicht freigeschaltet.

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