Elektronische Rechnungen

Verbesserungen im täglichen Rechnungs- und Zahlungsverkehr, die Zeit und Arbeit sparen, sind willkommen. So gewinnt die elektronische Rechnungsstellung immer mehr an Bedeutung. Der Gesetzgeber hat darauf reagiert und die hohen umsatzsteuerlichen Anforderungen für elektronische Rechnungen reduziert.

Bis zum 30. Juni 2011 war der elektronische Rechnungsaustausch wegen gesetzlicher Anforderungen sehr kompliziert und konnte, mangels Vorliegen von technischen Voraussetzungen wie der Datenübermittlung per EDI (Electronic Data Intercharge) oder dem Fehlen einer qualifizierten elektronischen Signatur, schnell zur Umsatzsteuerfalle werden. So bestand die Gefahr, den Vorsteuerabzug zu verlieren oder bei Betriebsprüfungen mit Nachforderungen der Finanzbehörden konfrontiert zu werden, wenn die E-Signatur fehlte.

Insbesondere für viele kleinere Unternehmen stellte die elektronische Rechnungsstellung trotz ihrer Vorteile ein Problem dar, weil der Aufwand, der für die steuerliche Anerkennung betrieben werden musste, sehr groß war.

Was hat sich geändert?

Mit dem Steuervereinfachungsgesetz wurden die bestehenden Hürden weitestgehend abgebaut und durch Änderungen im Umsatzsteuergesetz erfuhr die elektronische Rechnung eine Gleichstellung zur Papierrechnung. Die früher geforderte qualifizierte Signatur oder das EDI-Verfahren sind für die umsatzsteuerliche Anerkennung durch das Finanzamt nun nicht mehr notwendig. Der Leistungsempfänger muss sich, wie bei einer Papierrechnung auch, von der Echtheit der Herkunft, der Unversehrtheit und der Lesbarkeit des Rechnungsinhaltes überzeugen sowie die Angaben auf Vollständigkeit und Richtigkeit prüfen. Grundsätzlich ist für die Übermittlung einer Rechnung auf elektronischem Wege die Zustimmung des Empfängers erforderlich. Das heißt aber nicht, dass diese vom Rechnungssteller extra eingeholt werden müsste. Vielmehr ist es so, dass der Empfänger den Rechnungssteller ausdrücklich darauf hinweisen muss, dass er diese Form der Übermittlung nicht wünscht.

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Der elektronische Versand von Rechnungen bringt Vorteile für beide Seiten. Für den Rechnungssteller bedeutet das unter anderem eine Einsparung von Druck-, Papier- und Versandkosten sowie dem personellen Aufwand. Außerdem ist wegen der schnellen Übermittlung an den Leistungsempfänger auch mit einem schnelleren Leistungsausgleich zu rechnen. Dies wirkt sich unter Umständen positiv auf die finanzielle Situation des Rechnungsstellers aus, indem Zinsen gespart werden oder Liquidität gesichert wird. Für den Empfänger kann der Vorteil darin bestehen, dass die Rechnung nicht mehr aufwendig manuell im Computerprogramm erfasst werden muss, sondern gleich im System automatisiert weiter bearbeitet werden kann. Auch die Kosten für die Aufbewahrung sinken, da die Speicherung der Daten auf digitalen Medien den Ausdruck und die Aufbewahrung in Ordnern überflüssig macht.

Korrekte Aufbewahrung

Zu beachten ist allerdings: Elektronisch versandte Rechnungen sind so aufzubewahren, dass nachträgliche Änderungen nicht vorgenommen werden können. Das heißt, sie sollten auf elektronisch prüffähigen Datenträgern zur Verfügung stehen.

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Auch muss Wert auf einen verlässlichen Prüfpfad gelegt werden, der nicht zwangsläufig technischer Art sein muss. Aber der Zusammenhang von Rechnung und Bestellung sollte zu Prüfzwecken nachvollziehbar belegt werden können.

Fazit

Die elektronische Rechnungsübermittlung ist heute in vielen Bereichen des wirtschaftlichen Lebens schon gang und gäbe. Aber um in allen Bereichen die Anforderungen des Fiskus zu erfüllen und um Ärger mit der Umsatzsteuer vorzubeugen, empfiehlt es sich, diese Art der Rechnungsstellung mit einem Steuerprofi zu prüfen. Solche Experten sind zu finden unter www.stbk-hessen.de. (nh)

Quelle: HNA

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