Elektronische Akten ein eingeführt – Verzögerte, aber schnellere Bearbeitung

Keine weiteren Papierberge beim Jobcenter

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Kaum Papier auf dem Schreibtisch, dafür ein neuer Monitor für die elektronischen Akten: Jörg Preising, Reinhold Lohmar und Ulrich Riemer (v. l.) begrüßen die neue Technik.

Korbach. An die 30 000 Akten mit durchschnittlich 500 Seiten bewahrt das Jobcenter Waldeck-Frankenberg auf – weiter wachsen sollen die Archive aber nicht mehr: Ab Montag nutzen die Mitarbeiter elektronische Akten.

Alle eingehenden Papiere werden bei einem Scan-Dienstleister digitalisiert und für die Mitarbeiter automatisiert der richtigen Akte zugeordnet.

Für die Kunden ändert sich wenig: Sie können Dokumente weiterhin per Post einreichen. „Durch das Scannen gibt es eine geringe zeitliche Verzögerung, bis die Akten verfügbar sind“, erklärt Bereichsleiter Ulrich Hiemer. In eiligen Fällen sei mithilfe des Papiers Soforthilfe möglich. 

„Wenn die Daten im System sind, können die Mitarbeiter die Akten jederzeit sofort aufrufen“, sagt Geschäftsführer Reinhold Lohmar. Der Weg ins Archiv und die Suche nach Unterlagen würden damit unnötig, es gebe schnellere und bessere Auskünfte. Einblick in die Akten haben aus Datenschutzgründen weiterhin nur die berechtigten Mitarbeiter.

Die Bundesagentur für Arbeit hat bereits vor vier Jahren auf die „eAkte“ umgestellt, das Jobcenter nutzt deren Erfahrungen. „Bei uns gibt es aber viel mehr Dinge zu beachten als im üblichen Versicherungsbetrieb“, sagt Reinhold Lohmar, dass Programm musste umfassend erweitert werden. 

Bei größeren Jobcentern in Städten dauere die Umstellung noch länger, Waldeck-Frankenberg gehört zur ersten der sechs Phasen der bundesweiten Einführung, die bis 2018 dauert.

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