Ehrenamtliche aus Waldeck-Frankenberg informieren sich

Vereine müssen beim Datenschutz aktiver werden

Selbst ein „Vereinsmensch“: Frank Weller erklärt die Anforderungen des Datenschutzes.

Waldeck-Frankenberg. Am 25. Mai tritt die Datenschutzgrundverordnung der Europäischen Union in Kraft – und bei Vereinen besteht deshalb Handlungsbedarf.

Vereine müssen ihre Mitglieder über die Datennutzung informieren, ein Verzeichnis über ihre Verarbeitung erstellen und zumeist auch einen Datenschutzbeauftragten melden.  Viele Vereinsvertreter mit Sorgen und Fragen machten sich bei einer ausgebuchten Informationsveranstaltung mit Rechtsanwalt Dr. Frank Weller schlau.

Die Vereine sollten aber vor dem 25. Mai zumindest noch anfangen, die Anforderungen zu erfüllen, wo immer es um personenbezogene Daten geht: also Informationen über einen bestimmten oder identifizierbaren lebenden Menschen. Sie reichen von Grundlagen wie Name, Adresse und Geburtsdatum bis zu Überzeugungen, Aussehen und Krankheiten. 

Im Interview erklärt er die wichtigsten Aspekte.

Herr Weller, was ist für die Vereine die schwierigste Neuerung durch die Datenschutzgrundverordnung?

Dr. Frank Weller: Ich denke, das sind die verstärkten Informationspflichten: Die Vereine müssen die Personen, deren Daten sie in irgendeiner Weise verarbeiten, eingehend darüber informieren, warum sie welche Daten erfassen und was mit diesen geschieht. Das geordnet hinzubekommen, erfordert zunächst die meiste Arbeit, denn es betrifft ja verschiedene Personengruppen wie Mitglieder, Übungsleiter oder Minijobber, denen man das übersichtlich darlegen muss. Wie man das macht, auf der Homepage oder in Papierform – da sind alle Möglichkeiten offen.

Groß scheint auch die Sorge zu sein wegen der Bestellung von Datenschutzbeauftragten. Was sind deren Aufgaben?

Weller: Das sind die Überwachung der ordnungsgemäßen Datenverarbeitung im Verein und die Schulung von allen Personen, die mit Daten zu tun haben. Diese müssen erfahren, wie sie richtig damit umgehen.

Wer kann Datenschutzbeauftragter werden?

Weller: Grundsätzlich jeder. Es gibt dafür keine festgelegten Ausbildungen, der Begriff „Datenschutzbeauftragter“ ist nicht geschützt, jeder kann sich im Prinzip so nennen. Das Gesetz sagt, man müsse Fachwissen haben – aber was da im Einzelnen mit gemeint ist, darüber sagt es nichts. Da muss sich jeder selber überlegen, was er angesichts seiner Situation und Organisation an Fachwissen braucht. Dies ist abhängig von Art und Umfang der Datenverarbeitung: Welche und wie viele Daten werden verarbeitet? Sind darunter besonders sensible Daten? Welche Risiken bestehen? Das ist natürlich im Verein ganz anders und auch einfacher als etwa in einem Krankenhaus.

Jeder muss schauen, wie er sich das Fachwissen beschafft: Verschiedene Träger bieten Schulungen an, man kann sich ein Buch kaufen, mit einzelnen Fragen kann man sich auch an den Landesdatenschutzbeauftragten wenden. Man steht nicht alleine da, aber muss sich überlegen: Hab ich das Fachwissen oder nicht?

Was steht neben diesen beiden Änderungen noch auf dem Programm – und galt vieles auch schon vorher?

Weller: Das mit dem Datenschutzbeauftragten galt schon. Früher war er nötig, wenn „mehr als neun Personen“ mit der Datenverarbeitung beschäftigt waren, heute heißt es „mindestens zehn“. Größere Vereine und Organisation brauchten schon längst einen Datenschutzbeauftragten. Bisher war es nur nicht notwendig, ihn zu melden – jetzt muss der Landesdatenschutzbeauftragte in Wiesbaden informiert werden.

Änderungen finden sich wie gesagt im Bereich der Information, die Datenschutzgrundverordnung nimmt die Transparenzpflichten sehr ernst. Dann gibt es noch ein ähnlich aufgebautes Verarbeitungsverzeichnis: Da muss der Verein festhalten, mit welchen Daten er wie umgeht. Das gab es auch schon, aber in etwas anderer Form.

Letztlich hat sich die Rechtslage für Vereine nicht besonders verändert. Das sagt auch der Landesdatenschutzbeauftragte Michael Ronellenfitsch: Gerade bei Vereinen gibt es keinen Anlass zur Panik. Die Vereine sind jetzt natürlich aufgeschreckt und haben erkannt, dass sie sich wirklich um den Datenschutz kümmern müssen. Die Aufsichtsbehörden haben bisher kaum auf die Vereine geachtet, das wird sich vielleicht ändern.

Unterm Strich: Ist die Rechtslage für Vereine zu streng oder bringt sie ihnen auch Vorteile?

Weller: Man kann sich natürlich zurückziehen und sagen „Mensch, da wird uns wieder ein Knüppel zwischen die Beine geworfen, die Vereine werden wieder mit mehr Bürokratie belegt“. Aber auf der anderen Seite kann man es natürlich auch als einen Vorteil sehen: Wenn der Verein einen Datenschutzbeauftragten hat, dann kann er nach außen dokumentieren, dass er sich kümmert und die Daten der Mitglieder ernst nimmt. Das kann ein Punkt sein, mit dem die Vereine beim Werben um Mitglieder einen Vorteil haben. Es ist sicherlich so, dass gerade jetzt am Anfang einiges an Arbeit zu leisten ist, aber auf der können Vereine danach aufbauen. Man kann sich nicht hinstellen und sagen, das alles sei ein Vorteil – aber ich denke, die Vereine müssen für sich erkennen, dass es notwendig ist und sie versuchen können, einen Vorteil daraus zu machen.

Das ganze tritt bald in Kraft. Was müssen Vereine jetzt als ersten Schritt angehen?

Weller: Alserstes müssen sie sich um die Datenverarbeitung im Verein selber kümmern. Sie müssen sich fragen: Welche Daten erheben wir von wem, wie gehen wir mit ihnen um, wer hat Zugang, welche Software wird benutzt? Sie müssen den Status quo der Datenverarbeitung feststellen. Da müssen sich Vorstand und Leute wie Webmaster, die von der technischen Seite Ahnung haben, zusammensetzen. Das alles ist dann Bestandteil des Verzeichnisses über die Verarbeitungstätigkeiten.

Als nächstes käme, sich um die Informationspflichten zu kümmern – da kann man auf dem ersten Schritt aufbauen und muss überlegen: Wie informieren wir verschiedene Personen, deren Daten wir nutzen – Mitglieder, Übungsleiter, auch bestimmte Nichtmitglieder. Und dann müssen sich die Vereine mit der Frage befassen: Brauchen wir einen Datenschutzbeauftragten und wer kann das machen? Das sind die Punkte, die in den nächsten Wochen angegangen werden müssen.

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